6 gute Online-Tools für kreative Teamarbeit

Nach dem regen Interesse an unserem Erfahrungsbericht zu Online Workshops, möchten Harald Karrer und ich gerne dem Wunsch nachkommen, unsere Empfehlungen zu den von uns dabei verwendeten Online-Tools zu geben und somit vielleicht auch einen kleinen Input zur Verbesserung der „digitalen Kompetenz“ in Unternehmen liefern.

Mit entsprechender Vorbereitung konnten wir im Moderatoren-Team praktische Erfahrungen im Einsatz dieser Tools für kreative Teamarbeit in Remote-Workshops sammeln – und diese Tipps sollen Ihnen dabei helfen, direkt mit guten Collaboration-Apps loszustarten.

 

Infografik: „Best of Tools“
Unsere 6 Favoriten zusammengefasst

Auf der folgenden Infografik möchten wir Ihnen zunächst unsere favorisierten Tools und Apps aus verschiedenen Teamwork-Sparten samt Vorteilen und Features übersichtlich zusammenfassen. Mit dabei sind jeweils auch vergleichbare Tools (als Alternativen) sowie Statements von Christof Sauke, Harald Karrer (Visuals for Business) und Michael Schifflhuber (screenfire.at), die im Business-Alltag immer wieder gerne auf Collaboration-Tools zurückgreifen:

 

Hier außerdem noch konkrete Erfahrungen zu den beim Team-Workshop verwendeten Tools aus unterschiedlichen Bereichen samt Empfehlungen… von Video Conferencing bis Co-Creation:

#1 Video Calling/Conferencing
vs. umfassende Kooperationsplattform

Einfache Video Calls lassen sich über viele Tools durchführen, wie z.B. Skype, Facetime, Whatsapp (häufig für private Zwecke verwendet). Im professionellen Umfeld haben sich in den letzten Wochen und Monaten insbesondere TEAMS und ZOOM etabliert. Als App, die auf Open Source basiert, macht auch JITSI in letzter Zeit von sich reden (könnte sich zu einer Alternative entwickeln).

Bildtelefonie leisten alle Tools. Im geschäftlichen Bereich sind die Kommunikations-anforderungen in der Regel aber sehr viel umfangreicher als im privaten Bereich. Häufig spielen Präsentationen (z.B. Konzepte und Produktvorführungen), Visualisierungen oder auch kurze Video-Clips eine Rolle. Das gilt sowohl für innerbetriebliche als auch für unternehmensübergreifende Kommunikation, z.B. zwischen KundInnen und LieferantInnen oder anderen PartnerInnen. Dann stoßen reine Video Call Apps schnell an ihre Grenzen und Profi-Tools mit mehr Funktionen sind gefragt.

ZOOM: Das Tool für virtuelle Meetings

ZOOM ist ein Tool, dass sich für virtuelle Meetings sehr gut eignet. Es kann webbasiert und als installierte Applikation eingesetzt werden. Die Installation ist ebenso einfach wie die Bedienung. Intuition führt den/die AnwenderIn meist zum Ziel. Gleiches gilt auch für die vielen Features, wie z.B. Planung von Meetings, Chats, Bildschirmfreigabe, Meetings in eigenen virtuellen Räumen, Nutzung mehrerer Kameras, professionelle Hintergründe in Kombination mit der Green-Screen-Technik etc. (alles meist gut intuitiv steuerbar).

MS TEAMS: Die gut-integrierbare Universalplattform

Die Stärken von TEAMS liegen vor allem im hohen Integrationsgrad in die Programm- und App-Welt von Microsoft. Über Microsoft-Programme hinaus, ermöglicht TEAMS aber auch ein einfaches Zusammenspiel mit Tools von Drittanbietern. So können z.B. ZOOM und viele weitere Apps in TEAMS integriert und von TEAMS aus aufgerufen werden. Mit TEAMS können sehr viel weitergehende Aufgaben erfüllt werden als „nur“ Video Conferencing. TEAMS ist eine übergreifende Kommunikations- und Kooperationsplattform, die zur Steuerung komplexer Aufgaben und Projekte im Team eingesetzt werden kann. TEAMS ist insbesondere für Organisationen geeignet, die über eine IT-Abteilung verfügen, welche die professionelle Integration und die optimale Funktion des Gesamtsystems sicherstellt. Für kleine Unternehmen erscheint die Konfiguration des Systems eher aufwendig (weil für Nichtfachleute nicht immer transparent).

#2 Videoclips für Inspiration und Impulse

Um einen Co-Creation-Prozess anzustoßen, sind kurze, inhaltlich passende Video-Clips hilfreich. Dafür ist YouTube sicher die meist genutzte Quelle, eine gängige Alternative wäre Vimeo. Technisch kann YouTube in TEAMS eingebunden werden, so dass aus TEAMS heraus Videos gestartet werden können. Natürlich kann der Vorgang auch über den Versand von Links erfolgen.

#3 Feedback einholen:
Votings und interaktive Präsentationen

MENTIMETER ist eine interaktive Präsentationssoftware, die es den Präsentierenden oder ModeratorInnen von Workshops ermöglicht, real-time Feedback einzuholen bzw. TeilnehmerInnen voten lässt. Bei größeren Gruppen liegt der Vorteil einer blitzlichtartigen Abfrage zu einem bestimmten Sachverhalt auf der Hand: neben dem Ergebnis an sich, interessiert die TeilnehmerInnen vor allem, die eigene Position im Vergleich zum Umfeld … und das in Echtzeit.

Auch sorgt der Einsatz für Abwechslung und gesteigerte Aufmerksamkeit. Für kleinere Gruppen, zum Beispiel im Rahmen von Workshops, können Voting-Ergebnisse auch für den weiteren Verlauf oder das Setzen inhaltlicher Schwerpunkte wichtig sein und machen so TeilnehmerInnen zu Beteiligten. In diesem Sinne haben wir Mentimeter im Workshop eingesetzt. Die Erfahrung zeigte uns, dass es auch einen wichtigen Unterschied machen kann, die Abfrage verdeckt zu machen und nur das Ergebnis zu teilen (vor allem, wenn verschiedene Hierarchie-Ebenen im Spiel sind). Alternativ zu Mentimeter wurde 2019 AhaSlides eingeführt, was grundsätzlich ähnliche Funktionalitäten aufweist.

Für umfassende schriftliche Ab- oder Umfragen im Vorfeld einer Veranstaltung oder eines Workshops eignet sich z.B. QUALTRICS perfekt.

#4 Collaboration und Co-Creation

Was analog über die Metaplan-Technik an Pinnwänden und mit Kärtchen vor vielen Jahrzehnten begann, wurde im Zeitalter der Digitalisierung zu „Collaborative Virtual Whiteboards“ weiterentwickelt. So können Teams, die räumlich getrennt sind, im Rahmen von kreativen Prozessen äußerst produktiv wirksam werden, wie z.B. bei Brainstorming und der daran anschließenden, schrittweisen Gruppierung, Verdichtung und Zusammenführung von Ergebnissen und deren Umwandlung in Aktionsschritte. Visualisierung spielt bei diesen Tools als zentrale Kommunikationsform eine entscheidende Rolle. Visuelle Kommunikation kann in Teamprozessen äußerst wirkungsvoll sein, um Konkretisierungsbedarf aufzuzeigen und auf natürliche Weise den nächsten Weiterentwicklungsschritt einzuleiten (nach dem Motto: „Alle in denselben Film holen.“). Weil alle Beteiligten gleichzeitig am virtuellen Whiteboard arbeiten und dabei jederzeit sehen, wie die anderen TeilnehmerInnen agieren, sind umfassende Erläuterungen nur selten erforderlich. Mit dem passenden methodischen Handwerkszeug lassen sich so in kurzer Zeit ausgezeichnete Ergebnisse erzielen. Das hat auch unsere konkrete Workshop-Erfahrung gezeigt.

Top-Tools für die kreative Kollaboration: MIRO und MURAL

MIRO ist eine solche App, die sich selber als „The online collaborative whiteboard platform to bring teams together, anytime, anywhere“ beschreibt. Aus unserer Sicht trifft die Beschreibung den Einsatzzweck. Aus unserer praktischen Erfahrung können wir sagen, dass sich mit MIRO sehr gut arbeiten lässt. Auch ohne große Vorkenntnisse ist man recht schnell arbeitsfähig (sofern man sich auf die wesentlichsten Funktionen beschränkt), wobei die Vertiefung und die Verfeinerung des Wissens mit der Zeit und der Übung kommt. MURAL ist eine Alternative, die sich als „digital workspace for visual collaboration“ präsentiert. Obwohl wir mit MURAL nicht inhaltlich gearbeitet haben, scheint es auf den ersten Blick sehr ähnlich zu sein.

Teamwork-Tools:
Erfahrungen, unsere Favoriten und die Learnings

Natürlich gibt es eine Vielzahl weiterer Tools, die hier keine Erwähnung gefunden haben, was keinerlei Aussage über deren Qualität sein soll. Wir, Harald und ich, haben mit den oben genannten Tools praktisch sehr gut arbeiten können. Bei der Auswahl spielten persönliche Tipps, Empfehlungen im Netz sowie natürlich vor allem eigene Eindrücke eine Rolle. ZOOM war sozusagen „Liebe auf den ersten Blick“, weil die intuitive Menüführung den Einstieg besonders leicht machte. Wie oben beschrieben hatte TEAMS für uns Einstiegsbarrieren. Nachdem wir diese überwunden hatten, haben wir die Vorteile von TEAMS aber sehr wohl schätzen gelernt. Bei all‘ dem sind wir uns bewusst, dass wir die Möglichkeiten der Apps bisher nur zu einem kleinen Teil ausschöpfen und erkunden konnten. Im Zusammenhang mit der Vielfalt an weltweit angebotenen Tools, sei hier noch auf diese Website (Tech against Coronavirus) hingewiesen.

In welcher Weise helfen uns diese Erfahrungen und welchen Nutzen können wir praktisch daraus ziehen?

Dass die Welt trotz Covid-19 und der damit verbunden Einschränkungen unendliche Möglichkeiten bietet, klingt nach einer etwas abgedroschenen Globalaussage. Die Herausforderung besteht darin, die Möglichkeiten greifbar zu machen. Das geht nur, wenn wir beginnen, die Zukunft im wahrsten Sinne des Wortes in die Hand zu nehmen und an die Arbeit gehen. Dazu möchten wir Ihnen Mut machen und 5 Tipps geben:

1. Starten Sie jetzt damit, sich mit der Thematik zu beschäftigen und das eine oder andere Online-Tool zu entdecken und damit zu experimentieren. Es ist ganz sicher gut investierte Zeit, denn die digitale Zukunft hat schon längst begonnen!
2. Orientieren Sie sich mit vertretbarem Aufwand, welche Tools für welche Zwecke zur Verfügung stehen und treffen Sie eine Entscheidung, mit welchen Tools Sie arbeiten möchten. Die oben erwähnten Tools bilden nur einen kleinen Ausschnitt der Möglichkeiten ab. Suchen Sie nicht die „eiermilchlegende Wollmilchsau“ … die gibt es nicht. Kein Tool kann alle Wünsche erfüllen. Denken Sie dabei immer daran, den Zweck im Auge zu behalten und im Fall des Falles das Tool soweit abzuspecken, wie Sie es einsetzen wollen (mehr geht immer noch). Tools stellen einfach Funktionen zur Verfügung, welche erst durch Ihre Arbeit damit einem Zweck zugeführt werden!
3. Suchen Sie Gleichgesinnte, um zu üben: Collaboration Tools kann man nur in einer allerersten Phase alleine erkunden. Üben sollten Sie es gemeinsam im Team oder mit SparringparternInnen. Zusammen macht’s auch viel mehr Spaß – das motiviert weiterzumachen!
4. Seien Sie geduldig mit sich und geben Sie den Dingen Zeit. Schließlich wurde Rom auch nicht an einem Tag erbaut. Werfen Sie die Sache aber auch nicht einfach hin, wenn es nicht gleich klappt. Seien Sie sich im Klaren, dass bereits jetzt ein großer Teil des Business DIGITAL abgewickelt wird – Tendenz steigend! Nutzen Sie daher die Chance, digitale Kommunikations-Kompetenz aufzubauen.
5. Behalten Sie bei aller Digitalisierungsherausforderung den Inhalt im Fokus. Kein Tool hat eine Berechtigung, wenn damit kein klar definiertes Ziel erreicht werden kann.

Noch ein kleiner Hinweis zum Abschluss: Wir haben diesen Beitrag aus unserer Anwendersicht geschrieben. Wir sind weder IT-Spezialisten noch digitale Profis. Wir wissen aber, dass digitale Fitness das Um und Auf für die Zukunft ist – und zwar in so gut wie allen wirtschaftlichen Branchen und Bereichen. Ohne „digitalen Führerschein“ werden wir schon bald arbeitsunfähig sein … oder umgekehrt: Kompetenz im Einsatz digitaler Tools wurde zu einem Wettbewerbsfaktor und Erfolgstreiber in vielen Bereichen – auch im Vertrieb. Digitale Kompetenz ist damit umsatz- und erfolgsrelevant!

Wir wünschen Ihnen viele neue Erkenntnis und positive Erfahrungen. Für weitergehende Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gerne unterstützen wir Sie, wenn Sie Digitalisierung im Vertrieb und/oder virtuelle Zusammenarbeit im Team und mit PartnerInnen ganz praktisch vorantreiben möchten. Kontaktieren Sie uns:

Christof Sauke von perspective: international (office@perspective-int.com)
oder
Harald Karrer von Visuals for Business (info@visualsforbusiness.com)