Erfahrungsbericht: Online-Workshops für agile und innovative Organisationen

Heute möchte ich zusammen mit Harald Karrer über eine Erfahrung berichten, die wir in der letzten Woche gemeinsam machen durften: die Durchführung eines dreitägigen Strategie-Workshops für ein Unternehmen in der Golfregion, vollständig im Remote-Modus. Insgesamt waren 3 Länder, 5 Standorte und 10 Personen mit 7 Nationalitäten involviert.

(von Christof Sauke und Harald Karrer)

Online-Workshops gewinnbringend einsetzen

Mit Online-Workshops in die Zukunft blicken – und davon nachhaltig profitieren

Eines sei vorab gesagt: Bei Online-Workshops geht es um deutlich mehr als um die Nutzung der digitalen Möglichkeit, Menschen an unterschiedlichen Orten und Zeitzonen in Bild und Ton miteinander kommunizieren zu lassen. Das beherrschen mittlerweile ohnehin viele Menschen und Organisationen.

Es geht auch primär nicht darum, einfach etwas Neues auszuprobieren oder dem allgemeinen Trend der Digitalisierung zu folgen. Wir glauben, dass Online-Workshops helfen, Organisationen in der Gegenwart kompetent für die Zukunft zu machen.

Gerne möchten wir dazu einige Erfahrungen aus unserem oben erwähnten Workshop teilen. Neben dem eigentlichen Workshop-Thema, bestand die generelle Zielsetzung darin, die Organisation zu unterstützen, bei den sich rasant ändernden Umweltbedingungen, auch in Zukunft erfolgreich zu sein.

Sozusagen eine Art „Blick in die Zukunft“ zu werfen und von dort in der Gegenwart anzudocken. Das erfordert eine hohe Beweglichkeit und Wendigkeit – kurz das, was allgemein unter dem Begriff Agilität verstanden werden sollte. Unserer Meinung nach ein wichtiger Gesichtspunkt im Rahmen eines Strategie-Workshops. Schließlich hat Beweglichkeit ganz viel mit Innovationsfähigkeit zu tun … und die werden wir alle zukünftig dringend brauchen.

Und hier entsteht gleich ein großer Mehrwert für das Unternehmen: Das Workshop-Format selbst wird bereits Teil der Strategie!

Einen Workshop so zu gestalten, dass am Ende das Ergebnis in Form einer Strategie für die nächsten 5 oder 10 Jahre vorliegt, ist heute nicht mehr möglich (wenn es überhaupt jemals möglich war). Vielmehr ist es sinnvoll, eine Arbeits- und Herangehensweise aufzuzeigen und praktisch durchzuspielen, die zu möglichen strategischen Stoßrichtungen führt. Dabei geht es vor allem um die Methodik und den Prozess, der Organisationen befähigt, wirkungsvolle neue Strategien zu entwickeln.

„Collaboration“ und „Co-Creation“ heißen in diesem Zusammenhang die Zauberworte. Für beides gibt es mittlerweile ausgezeichnete, unterstützende Online-Tools, wie zum Beispiel virtuelle Whiteboards.

In unserem Workshop haben wir MIRO als ein solches virtuelles Whiteboard eingesetzt und mit 10 Teilnehmern online einen Strategieentwicklungsprozess geführt. Bei den diversen Entwicklungs-, Klärungs- und Konkretisierungsschritten erinnerte uns das Whiteboard, auf dem wir die 10 Cursor der Teilnehmer/innen emsig in Bewegung sahen, an Flightradar, eine App, auf der die Bewegungen von Flugzeugen am Himmel verfolgt werden können.

Besonders wichtig war für den Auftraggeber und die Teilnehmer/innen, dass der Prozess zu einem Ziel geführt hat, der über einen klar definierten Action Step heute operativ gestartet werden kann.

Erfahrungsbericht:
Was erfolgreiche Workshops in Remote-Form ausmacht

Generell gilt: Wir sind davon überzeugt, dass erfolgreiche Online-Workshops zunächst einmal inhaltlich fokussiert und zeitlich komprimiert sein müssen.

Darüber hinaus sollten sie ausreichend strukturiert sein – der vielzitierte „Rote Faden“ ist enorm wichtig. Den Workshop-Teilnehmer/innen wird schließlich  abverlangt, dass sie sich permanent auf unterschiedlichen Ebenen bewegen. Neben den inhaltlichen Aspekten spielen daher technische Fertigkeiten und neue Kommunikationskanäle eine wichtige Rolle. Da kann es sein, dass Workshop-Teilnehmer/innen schon einmal den Überblick verlieren, wenn nicht zu jedem Zeitpunkt klar ist, wo man sich gerade befindet. Visuelle Anker können hier von großer Hilfe sein und für die notwendige Orientierung sorgen.

Wir haben für Sie 5 Punkte gesammelt, welche unserer Meinung nach die Quintessenz eines erfolgreichen Online-Workshops darstellen:

#1 Inhaltlich fokussiert

Natürlich ist inhaltlicher Fokus bei jedem Workshop wichtig. Im Online Modus gilt das aber umso mehr, weil der Zeitrahmen deutlich eingeschränkter ist, als das bei Präsenz-Workshops der Fall ist. Das fordert den Beteiligten ein hohes Maß an Disziplin ab. Die knappe, verfügbare Zeit muss konsequent auf das Ziel ausgerichtet sein (das ist vor allem für die Moderation wichtig – die Teilnehmer/innen sollen sich ja auf das Tun konzentrieren können). Ausschweifenden Exkursen sollte daher möglichst Einhalt geboten werden.

#2 Zeitlich komprimiert

Die erforderliche Konzentration und Aufnahmekapazität der Teilnehmer/innen bei Online-Workshops (auch unter Einlegung einer Pause) nach 3 bis 4 Stunden pro Tag erschöpft ist. Auch bei interaktiven Workshops in konventioneller Form mag das zutreffen, doch ganz besonders gilt das für Gruppen, für die das Arbeiten im Online-Modus noch keine Routine ist.

#3 Gut strukturiert

Online-Workshops müssen besonders übersichtlich und nachvollziehbar strukturiert sein. Das gilt grundsätzlich auch für Präsenz-Workshops. Fragen, Missverständnisse oder sonstige Unrundheiten werden in Online-Workshops jedoch per se nicht immer so schnell sichtbar, so dass die erforderliche Klärung ausbleibt. Besonders hilfreich ist hier, im Moderations-Tandem zu operieren.

#4 Visuell kommuniziert

Dass Bilder mehr als 1.000 Worte sagen, ist nicht neu. So sind die Vorteile visueller Kommunikation auch aus Präsenz-Workshops mehr als bekannt. Für digitale Workshops ist gute Visualisierung allerdings um ein Vielfaches wichtiger. Gute Visualisierungen bringen auch komplizierte Sachverhalte auf den Punkt und können Komplexität reduzieren. Grafische Elemente sollten daher unbedingt eingesetzt werden. Das gilt insbesondere auch für internationale Gruppen, bei denen zu den generellen Herausforderungen in der Kommunikation auch sprachliche Barrieren hinzukommen.

#5 Digital inspiriert

Gute Online-Workshop können auch ein Impuls sein, um die digitalen Fähigkeiten eines Teams oder jene von Einzelpersonen zu fördern. Das Kennenlernen eines neuen, besonders wirkungsvollen Tools kann einem Team in seinen Arbeitsweisen einen nennenswert Entwicklungsschub geben und so Teil einer zukünftigen Strategie werden.

Lassen Sie es uns auf den Punkt bringen: Wir sehen in Online-Workshops deutlich mehr als eine ersatzweise Notlösung für nicht realisierbare Präsenz-Workshops! Wir glauben, dass Arbeits- und Projektteams mit Hilfe ausgezeichneter und kreativ gestalteter Online-Workshops sowohl innerhalb von Unternehmen als auch über Unternehmensgrenzen hinweg, (z.B. mit Kunden und Partnern) außergewöhnliche Ergebnisse erzielen. Es liegt daher auf der Hand, dass wir diese Form von Workshops weiterentwickeln werden und unseren Kund/innen aktiv anbieten. Ihre Neugierde dazu können wir sofort befriedigen – nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf:

Christof Sauke von perspective: international (office@perspective-int.com)

Harald Karrer von Visuals for Business (info@visualsforbusiness.com)